Expert-comptable notaire : comptabilité de l'office, fonds des clients et émoluments

Deux comptabilités dans une même étude

Le statut du notariat impose à chaque notaire une comptabilité des sommes et des valeurs qu'il reçoit et paie pour le compte de ses clients. Elle s'appuie sur des registres obligatoires (livre-journal et grand livre des espèces, registre de frais d'actes, livre-journal des valeurs, balances trimestrielles) et suit un plan comptable propre à la profession, inspiré du plan comptable général.

À côté, l'office a sa propre comptabilité : ses émoluments et honoraires, ses salaires, son loyer, ses logiciels, sa TVA. Les deux ne se mélangent jamais. Le lien entre elles est le virement, affaire par affaire, de ce qui revient à l'étude depuis le compte des clients.

Les fonds des clients passent par la Caisse des dépôts

Les sommes qu'un notaire détient pour des tiers sont déposées sur des comptes de disponibilités courantes ouverts à la Caisse des dépôts et consignations. Seuls des fonds de tiers peuvent y figurer, et ces comptes ne sont débités que pour régler les affaires qui sont à l'origine des dépôts. Ce qui y reste au-delà de 3 mois est transféré sur des comptes de dépôts obligatoires, toujours à la Caisse des dépôts, et chaque mouvement est identifié affaire par affaire.

Les espèces sont l'exception : un notaire ne peut garder plus de deux jours ouvrables, dans son étude, qu'une somme fixée par arrêté, sans dépasser 5 % des fonds qu'il détient.

Ce qui devient une recette, et quand

Le notaire qui exerce en son nom déclare des bénéfices non commerciaux. Toutes les sommes versées par les clients s'inscrivent d'abord en recettes « clients », droits d'enregistrement et taxes de publicité foncière compris. L'émolument, lui, est acquis à l'office le jour de la signature de l'acte : c'est à cette date que le notaire vire du compte des clients vers l'étude ce qui lui revient. Si le compte du client n'est pas provisionné, l'émolument devient une recette au fur et à mesure des règlements.

Les débours, ces sommes avancées pour le client et dues à des tiers, ne sont jamais des recettes. Les émoluments et honoraires supportent la TVA au taux normal de 20 %, en sus du tarif.

L'émolument d'une vente, chiffré

Le calcul HT et TTC refait la conversion pour un autre émolument ou des honoraires libres.

Les salariés de l'étude

Les clercs et employés d'un office relèvent de la convention collective nationale du notariat (IDCC 2205). Pour l'assurance maladie, ils sont affiliés à la CRPCEN, la caisse des clercs et employés de notaires, dès lors qu'ils travaillent au moins 17 h 30 par semaine dans le notariat, la moitié de la durée légale. Pour la retraite, la règle dépend de la date d'embauche. Depuis le 1^er septembre 2023, les nouveaux salariés relèvent du régime général et de l'Agirc-Arrco ; ceux embauchés avant restent au régime de la CRPCEN.

Une même étude peut donc avoir, côte à côte, deux régimes de retraite sur ses bulletins. Ils s'établissent dans le cadre de notre mission social et paie.

Le notariat a son propre texte ; ceux d'autres professions sont commentés dans nos conventions collectives.

Le recrutement d'un clerc se prépare avec le coût d'un salarié, qui ajoute au brut les cotisations de l'employeur.

Expert-comptable notaire : notre mission

1. 01

   Chaque mois, nous tenons la comptabilité de l'office avec les émoluments et honoraires virés depuis le compte des clients et les charges de l'étude, puis la déclaration de TVA.

2. 02

   Nous rapprochons ces virements des actes signés pour qu'aucun émolument ne soit compté avant la signature ni oublié après.

3. 03

   Au printemps, la déclaration de résultat part sous la forme d'une 2035 pour l'office individuel, ou des comptes et de la liasse de la société, avec la part de chaque associé.

4. 04

   Les bulletins des salariés sont établis chaque mois selon la convention du notariat et le régime de retraite de chacun.

La comptabilité de l'office est tenue dans le cadre de notre mission de tenue comptable. Les règles communes aux libéraux, déclaration 2035 et société d'exercice libéral, sont détaillées sur notre page professions libérales.

La page avocat décrit un autre maniement de fonds de tiers, par la CARPA.

Les erreurs fréquentes

• des droits d'enregistrement comptés dans le chiffre d'affaires de l'office ;
• un émolument enregistré à la réception de la provision, avant la signature de l'acte ;
• des débours remboursés traités comme des recettes ;
• un salarié embauché après le 1^er septembre 2023 laissé au régime de retraite de la CRPCEN ;
• des virements du compte des clients vers l'office rapprochés des actes une fois par an seulement.

Les autres pages de la famille Professions libérales et droit : Professions libérales, Avocat, Architecte et Huissier, commissaire de justice. Toute la famille figure dans le plan des secteurs.

Questions fréquentes

Sources

1. Décret n° 45-0117 du 19 décembre 1945 pris pour l'application du statut du notariat, article 15, dépôt des fonds à la Caisse des dépôts et consignations (Légifrance, version du 30 mai 2014), consulté le 6 octobre 2026
2. Décret n° 45-0117 du 19 décembre 1945, section III « De la comptabilité », articles 15 à 20 C, dont l'article 16 (comptabilité des fonds des clients) et l'article 19-2 (plan comptable de la profession) (Légifrance), consulté le 6 octobre 2026
3. BOFiP, BOI-BNC-BASE-20-30, recettes des avoués et des notaires, § 160 à 190 (version du 12 septembre 2012), consulté le 6 octobre 2026
4. Code de commerce, article A444-91, émolument de la vente de gré à gré (Légifrance, version en vigueur depuis le 1er mars 2020), consulté le 6 octobre 2026
5. CRPCEN, « Embauche » : affiliation des salariés des offices, régime général et Agirc-Arrco pour la retraite des salariés embauchés depuis le 1er septembre 2023, consulté le 6 octobre 2026
6. Décret n° 2023-689 du 28 juillet 2023 relatif au régime spécial de retraite des clercs et employés de notaires (Légifrance), consulté le 6 octobre 2026
7. Code du travail numérique, convention collective nationale du notariat (IDCC 2205), consulté le 6 octobre 2026