Calcul des frais kilométriques : l’indemnité de l’année

Calcul des frais kilométriques : une formule pour l’année

Le barème ne donne pas un prix au kilomètre, mais trois formules, une par tranche de distance annuelle. On repère la tranche avec le total des kilomètres professionnels de l’année, puis on applique sa formule à ce total, sans additionner les tranches entre elles. De 5 001 à 20 000 km, la formule ajoute une partie fixe au montant proportionnel.

Le montant moyen d’un kilomètre reste le même jusqu’à 5 000 km, baisse de 5 001 à 20 000 km, puis redevient fixe au-delà. Le tableau le montre pour une voiture de 5 CV, thermique puis électrique.

Les formules publiées ne se raccordent pas exactement d’une tranche à l’autre : à 20 001 km, une voiture thermique de 3 CV reçoit 15,37 € de plus qu’à 20 000 km. Le simulateur applique les formules telles qu’elles sont publiées, sans lisser ces écarts.

Compter les kilomètres professionnels de l’année

Le barème s’applique à la distance parcourue pour le travail pendant l’année civile. Pour un salarié remboursé par son employeur, ce sont les déplacements professionnels : rendez-vous chez un client, chantier, tournée de livraison. Pour un salarié qui déduit ses frais réels, les trajets entre son domicile et son lieu de travail s’y ajoutent.

Le plus sûr reste un relevé tenu au fil des semaines, une ligne par déplacement, avec sa raison et sa distance. Pour une activité régulière, une estimation se construit avec la distance d’un aller-retour, le nombre de trajets par semaine et le nombre de semaines travaillées. Le nombre de jours de travail de l’année se retrouve avec notre simulateur des jours ouvrés 2026.

Rembourser un salarié ou déduire ses frais réels

Le montant calculé sert dans deux situations.

• L’employeur rembourse un salarié qui roule avec son propre véhicule pour les besoins du travail. Tant qu’elles restent dans le barème, ces sommes échappent aux cotisations sociales. Le salarié les reporte sur sa note de frais, dont notre guide de la note de frais détaille les mentions.
• Le salarié opte pour les frais réels dans sa déclaration de revenus, à la place de la déduction forfaitaire de 10 % : le montant du barème s’ajoute à ses autres dépenses professionnelles justifiées.

Pour l’entreprise, les indemnités versées sont des charges, enregistrées avec les notes de frais dans la tenue comptable. Quand elles sont remboursées avec le salaire, elles apparaissent sur le bulletin que le cabinet établit dans sa mission social et paie. Les formules de toutes les puissances sont sur notre page du barème kilométrique 2026, et les repas pris en déplacement sur celle des frais de repas.

Ce que le simulateur ne calcule pas

Le simulateur applique le barème des voitures en vigueur, pour une voiture et une année à la fois. Il ne traite pas :

• les deux-roues motorisés, soumis à d’autres barèmes ;
• une voiture de l’entreprise, dont les frais sont payés par l’entreprise à leur coût réel ;
• les frais de péage et de parking d’un déplacement, remboursés à part sur justificatifs.

Avec plusieurs salariés sur la route, le calcul se fait une personne à la fois : chacun a sa voiture, sa puissance fiscale et ses kilomètres.

Questions fréquentes

Sources

1. URSSAF, « Indemnités kilométriques », barème 2026 des voitures thermiques et électriques, consulté le 1^er octobre 2026
2. Service-public.gouv.fr, « Frais professionnels : les barèmes kilométriques 2026 sont disponibles », actualité du 9 avril 2026, consulté le 5 octobre 2026
3. Impots.gouv.fr, « Comment déterminer la puissance fiscale de mon véhicule électrique pour le calcul des frais de transport ? », consulté le 5 octobre 2026
4. Service-public.gouv.fr, « Impôt sur le revenu, frais professionnels : forfait ou frais réels (déduction) » (page vérifiée le 15 avril 2026), consulté le 5 octobre 2026