Note de frais : ce qui se rembourse et comment la justifier

À quoi sert une note de frais

Une note de frais récapitule les dépenses qu'un salarié a payées de sa poche pour son travail, et en demande le remboursement. L'URSSAF le rappelle : ces frais professionnels, l'employeur est tenu de les rembourser.

Ce remboursement n'est pas un salaire. Quand les frais sont professionnels et justifiés, ils échappent aux cotisations de sécurité sociale et à la CSG-CRDS. Pour l'entreprise, ce sont des charges, que nous enregistrons chaque mois dans le cadre de la tenue comptable.

Vous pouvez rembourser au réel, sur présentation de chaque ticket : il n'y a alors pas de plafond. Vous pouvez aussi verser une allocation forfaitaire, par repas ou par kilomètre, exonérée jusqu'à des limites que l'URSSAF revalorise chaque année.

Les frais que l'entreprise peut rembourser

Les repas pris en déplacement

Un salarié est en déplacement quand il travaille hors des locaux de l'entreprise et ne peut pas rentrer déjeuner chez lui ou à son lieu de travail habituel. C'est le cas du technicien qui dépanne une chaudière à Vincennes, ou de la commerciale qui passe la journée chez des restaurateurs du 17^e. Pour ces repas, l'allocation forfaitaire est exonérée dans les limites suivantes.

Au-delà de ces montants, deux cas. Si vous ne prouvez pas que le salarié était dans l'une de ces situations, toute l'allocation est soumise à cotisations dès le premier euro. Si vous le prouvez, la part qui dépasse reste exonérée, à condition de produire les justificatifs. Le repas que l'entreprise offre à un salarié en dehors de tout déplacement suit une autre règle, celle de l'avantage en nature.

Les kilomètres avec la voiture personnelle

Quand un salarié prend sa propre voiture pour son travail, l'entreprise peut lui verser des indemnités kilométriques, exonérées dans la limite du barème fiscal. Le taux dépend de la puissance fiscale de la voiture et des kilomètres professionnels parcourus dans l'année. Pour une voiture de 5 CV, le barème 2026 donne 0,636 € par kilomètre jusqu'à 5 000 km.

Ce barème n'a pas été revalorisé en 2026, comme en 2025. Une voiture 100 % électrique a droit au barème majoré de 20 %. Toutes les puissances figurent sur notre page du barème kilométrique 2026.

Le cas du dirigeant

Les allocations forfaitaires ne valent pas pour tout le monde. L'URSSAF les écarte pour le président et les dirigeants d'une SAS ou d'une SASU, pour le gérant minoritaire ou égalitaire d'une SARL, et pour les dirigeants affiliés au régime des indépendants. Leurs frais sont remboursés à leur valeur réelle. La consultante présidente de sa SASU joint donc chaque ticket de restaurant à sa note de frais, même pour un déjeuner à 15 €.

Ce qu'une note de frais doit contenir

Aucun modèle n'est imposé. La note doit seulement prouver deux choses : que la dépense a eu lieu, et qu'elle a servi l'entreprise. Pour chaque ligne, indiquez :

• la date et le lieu de la dépense ;
• sa nature (repas, train, hôtel, péage, stationnement) et son montant TTC ;
• son motif : le client visité, le chantier, le salon ;
• pour un trajet en voiture, le départ, l'arrivée, les kilomètres et la puissance fiscale du véhicule.

Joignez le ticket ou la facture de chaque dépense remboursée au réel. Pour les kilomètres, gardez une copie de la carte grise : elle donne la puissance fiscale, donc le taux.

Mois après mois

1. 01

   Le salarié remplit sa note à la fin du mois et y joint ses justificatifs.

2. 02

   Le dirigeant la relit en contrôlant le motif de chaque dépense et les limites de l'URSSAF.

3. 03

   L'entreprise rembourse par virement, ou avec la paie du mois, à part du salaire.

4. 04

   La note est enregistrée en comptabilité et ses justificatifs sont classés avec ceux de l'exercice.

Combien de temps garder les justificatifs

Le Code de commerce fixe la durée :

Code de commerce, article L123-22, deuxième alinéa, version en vigueur depuis le 4 janvier 2003 (texte sur legifrance.gouv.fr), consulté le 1^er octobre 2026.

Une note de frais et ses tickets sont des pièces justificatives : ils se gardent dix ans, comme les factures.

Une commerciale en tournée : le calcul d'un mois

Voici une note de frais mensuelle calculée avec les barèmes 2026.

Le simulateur de frais kilométriques refait ce calcul sur l'année, pour toutes les puissances. Les invitations de clients au restaurant relèvent d'une autre logique, expliquée dans notre guide sur les frais de bouche.

Questions fréquentes

Sources

1. URSSAF, « Frais professionnels », montants pour 2026 (page mise à jour le 1er janvier 2026), consulté le 1^er octobre 2026
2. URSSAF, « Les frais professionnels », remboursement au réel et allocations forfaitaires (page mise à jour le 25 août 2026), consulté le 1^er octobre 2026
3. URSSAF, « Indemnités kilométriques », barème 2026 (page datée du 24 avril 2026), consulté le 1^er octobre 2026
4. Service-public.gouv.fr, « Frais professionnels : les barèmes kilométriques 2026 sont disponibles », actualité du 9 avril 2026, consulté le 1^er octobre 2026
5. Service-public.gouv.fr, « Indemnité de frais de repas : relèvement des seuils d'exonération », actualité du 6 janvier 2026, consulté le 1^er octobre 2026
6. Code de commerce, article L123-22 (version en vigueur depuis le 4 janvier 2003), consulté le 1^er octobre 2026